Co to jest księgowy dowód zastępczy?

Dowody zastępcze służą do dokumentowania w księgach rachunkowych operacji gospodarczych, a w polskim prawie wszystkie operacje gospodarcze muszą być zawsze udokumentowane. Dowód zastępczy powinien mieć wszystkie typowe elementy charakterystyczne dla prawidłowego dowodu księgowego, może też w określonych sytuacjach stanowić podstawę do trwałego ujęcia w księgach rachunkowych operacji gospodarczych. Na taką operację musi zezwolić kierownik jednostki, on tez jest w tej sprawie decyzyjny . Każdy dowód zastępczy powinien zawierać informację o akceptacji jego wystawienia przez kierownika jednostki gospodarczej. Powinno być jasno zawarte sformułowanie, że kierownik wyraża zgodę i akceptuje wystawienie dowodu zastępczego, oraz złożony czytelny podpis. Dowodów zastępczych nie wolno wystawiać w sytuacji, kiedy dokumentuje się operację gospodarczą, której przedmiotem są zakupy obłożone podatkiem VAT. Prawo zabrania też wystawienia dowodów zastępczych jeśli dotyczą operacji gospodarczych z zakresu skupu metali nieżelaznych.

Do dokumentowania operacji gospodarczych służą dowody źródłowe ( nazywane też dowodami księgowymi), ale zdarzają się sytuacje, kiedy z przyczyn obiektywnych nie ma dowodu źródłowego, a na przykład trzeba zamknąć okres sprawozdawczy, wtedy właśnie ma zastosowanie dowód zastępczy.

Dowody księgowe wprowadza do ksiąg uprawniona osoba. Dowody księgowe stwierdzają dokonanie jakiegoś zdarzenia gospodarczego .

Dowody księgowe dzielimy na

– dowody zewnętrzne, otrzymane z zewnątrz od kontrahentów

– dowody zewnętrzne własne, przekazywane kontrahentom w oryginalne

– wewnętrzne, dotyczące operacji wewnątrz jednostki gospodarczej

Żeby dowód księgowy spełniał nałożone przez prawo kryteria i był ważnym dowodem musi zawierać -

• nazwę stron dokonywujących operacji gospodarczej

• adres stron dokonujących zdarzenia gospodarczego

• określenie rodzaju dowodu źródłowego ( jest wiele rodzajów)

• numer identyfikacyjny dowodu księgowego

• data dokonania operacji gospodarczej , a w przypadku, kiedy dowód księgowy został z różnych względów sporządzony pod inną datą , trzeba tą datę uwzględnić

• opis operacji gospodarczej ( np. sprzedaż)

• wartość operacji gospodarczej ( można stosować różne jednostki, również określenie w jednostkach naturalnych)

• czytelny podpis wystawcy dowodu księgowego, oraz podpis osoby od której przyjęto, lun której wydano składniki aktywów

• dekretację dowodu księgowego, czyli sprawdzenie dowodu księgowego i zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych, musi zawierać podpis osoby odpowiedzialnej za dekretację

Generalny podział dowodów księgowych jest następujący:

• zbiorcze dowody księgowe ( łączące w zbiory zapisy dowodów księgowych)

• korygujące

• dowody księgowe rozliczeniowe( zapisane już wcześniej dowody księgowe, ujmuje się według nowych kryteriów )

• zastępcze, czyli wystawione do czasu otrzymania tak zwanego zewnętrznego dowodu księgowego, jeśli zewnętrzny dowód źródłowy nadchodzi, wtedy sprawdza się zgodność danych z dowodu źródłowego i zastępczego i odpowiednio księguje .